Datenschutzerklärung

1. Anwendungsbereich

Diese Datenschutzhinweise informieren Sie als Nutzer/In über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Maßgeblich sind dabei insbesondere die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Datenschutzhinweise gelten für unsere Webangebote (z.B. Moodle Lernumgebung, Videokonferenz-Software Zoom, Office 365, einschließlich seiner Anwendungen, wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, etc.) in denen personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet werden.

2. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Zweckverband Südwestfälisches Studieninstitut für kommunale Verwaltung und Verwaltungsakademie für Westfalen in Hagen
(nachfolgend genannt als „STI-Hagen“)
Roggenkamp 12
58093 Hagen
Deutschland
Tel.: 02331-9518-50
E-Mail: info@sti-hagen.de
Website: www.stihagen.de

3. Zweck

Das STI-Hagen verwendet im Rahmen der Digitalisierung eine Vielzahl digitaler Webangebote (z.B. Moodle Lernumgebung, Videokonferenz-Software Zoom, Office 365, einschließlich seiner Anwendungen, wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, etc.).
Zeck der erhobenen Daten ist die Unterstützung und Durchführung des laufenden Betriebs des STI-Hagen insbesondere die Unterstützung der Lehre durch das Bereitstellen von Arbeitsmaterialien und moodleeigenen Lernaktivitäten, wie z.B. Tests, Aufgaben und Foren in der Moodle Lernplattform sowie die Durchführung von Videokonferenzen per Videokonferenz-Software und das Bereitstellen der Office 365-Produkte, wie z.B. Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, etc..
Um Lerninhalte bereitzustellen und eine interaktive Lernumgebung zu fördern, bietet die Moodle Lernplattform virtuelle Kursräume, in denen die Arbeitsmaterialien, moodleeigene Lernaktivitäten, Links, etc., bereitgestellt werden. Die Konfiguration jedes Kurses ist so eingerichtet, dass nur über Office 365 angemeldete Nutzer/Innen teilnehmen können.
Zum Zwecke der Registrierung bzw. Anmeldung und Account-Erstellung sowie dem Bereitstellen der Office 365-Produkte, wie z.B. Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, etc., nutzen wir Office 365, einen Dienst der Microsoft Corporation, die ihren Sitz in den USA hat. Auf deren Datenverarbeitungsvorgänge haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen zum Datenschutz seitens Microsoft finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement.
Für die Durchführung unsere Online-Unterrichtseinheiten sowie der Betreuung und Beratung der Teilnehmer/Innen insbesondere durch unsere Dozenten/Innen, nutzen wir das Tool „ZOOM“, um Videokonferenzen, Online-Meetings, Webinare, Telefonkonferenzen und/oder Webinare (nachfolgend genannt als „Online-Meetings“) durchzuführen. Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Auf deren Datenverarbeitungsvorgänge haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen zum Datenschutz seitens Zoom finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter www.zoom.com/de/trust/privacy/privacy-statement.

4. Rechtsgrundlage

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich, die durch die betroffene Person veranlasst wurden, dient Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. 1b DSGVO als Rechtsgrundlage.

Dient die Verarbeitung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, beziehen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. 1e DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses des STI-Hagen oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Hinsichtlich der Durchführung von Online-Meetings mittels der Videokonferenz-Software Zoom besteht das berechtigte Interesse an der effektiven Durchführung unserer Online-Meetings.

Hinsichtlich der Nutzung von Office 365 besteht das berechtigte Interesse an einer ordnungsgemäßen Durchführung des Registrierungs- bzw. Anmeldeprozesses und dem Bereitstellen der Office 365-Produkte, wie z.B. Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, etc..

5. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei Verwendung unserer Webangebote (z.B. Moodle Lernumgebung, Videokonferenz-Software Zoom, Office 365, einschließlich seiner Anwendungen, wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, etc.) werden personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet. Soweit diese einsehbar sind, dürfen sie ausschließlich zur Aufrechterhaltung des reibungslosen Betriebs der Webangebote verwendet werden.

Im Einzelnen können die erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten in die folgenden Kategorien eingeteilt werden:

a) Automatische Erfassung von Server-Logfiles und Protokolldateien bei Seitenaufruf

Bei der Nutzung der Webangebote des STI-Hagen (z.B. Moodle Lernumgebung, Videokonferenz-Software Zoom, Office 365, einschließlich seiner Anwendungen, wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, etc.) werden aus technischen Gründen automatisch Informationen vom Browser an den Server übermittelt und in Zugriffsprotokollen gespeichert.

Zudem fallen bei der Nutzung eines Webangebots zusätzliche Protokolldaten an, die erforderlich sind, um technische Fehler nachverfolgen und einen reibungslosen Betrieb der Webangebote gewährleisten zu können.

Zu den Server-Logfiles und Protokolldateien gehören u.a.:

• IP-Adresse
• Das Übertragungsprotokoll (http:// oder https://)
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Name/Benutzeraccount des/der registrierten Nutzers/In
• Zugriffe (z.B.: Aufgerufene URL, Erstellen von Einträgen und Inhalten, etc.)
• Zugriffszeitpunkt (Datum- und Uhrzeit)

b) Office 365 und Moodle Lernplattform

Zum Zwecke der Registrierung bzw. Anmeldung und Account-Erstellung sowie dem Bereitstellen der Office 365-Produkte, wie z.B. Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, etc., nutzen wir Office 365, einen Dienst der Microsoft Corporation, die ihren Sitz in den USA hat. Auf deren Datenverarbeitungsvorgänge haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen zum Datenschutz seitens Microsoft finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement.

Die zur Registrierung erforderlichen Office 365-Benutzerkonten und der damit einhergehenden Moodle-Benutzerkonten verbleiben bis zur Löschung des allgemeinen Personendatensatzes der Verwaltung im System und werden erst danach gelöscht.

Weiterführende Informationen und Links zur Löschung von Daten seitens Microsoft bei Office 365 finden Sie hier:
Datenaufbewahrung, Löschung und Vernichtung in Microsoft 365 – Microsoft Service Assurance | Microsoft Learn

Die eingerichteten virtuellen Kursräume, in denen die Arbeitsmaterialien und moodleeigene Lernaktivitäten von den Nutzern/Innen bereitgestellt werden, sind den jeweiligen Nutzer/Innen zugeordnet. Daher können sie personenbezogene Daten enthalten. Diese virtuellen Kursräume, in denen die Arbeitsmaterialien und moodleeigenen Lernaktivitäten, etc. bereitgestellt werden, werden grundsätzlich spätestens nach fünf Jahren nach Abschluss des Kurses gelöscht.

Zu den personenbezogenen Daten gehören u.a.:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Weitere durch den/die Nutzer/In im Benutzerprofil angegebenen Informationen
• Nutzungsdaten (z.B. Zugehörigkeit zum Studieninstitut einschließlich der Rollen- und Rechtezuweisung, Kursanmeldungen, Interaktionen, Logdaten, etc.)
• Daten, die für die Zurverfügungstellen der Office 365-Produkte (z.B. Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, etc.) erforderlich sind
• Anzeige des Nutzerstatus der Nutzer/In
• Erstellung von digitalen Nachrichten, wie z.B. Chat-Nachrichten
• Geteilte Dateien
• Bereitgestellte Lernaktivitäten sowie die Teilnahme der jeweiligen Nutzer/Innen hieran (z.B. Tests, Umfragen, Aufgaben, Abstimmungen, Datenbanken, Foren, Gegenseitige Beurteilungen, Glossare, H5Ps, Lektionen, Lernpakete, Wikis, etc.)

c) Verwendung von ZOOM

Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Auf deren Datenverarbeitungsvorgänge haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen zum Datenschutz seitens Zoom finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter www.zoom.com/de/trust/privacy/privacy-statement.

Bei der Nutzung von Zoom als Videokonferenz-Software des STI-Hagen werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen die Nutzer/Innen zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Der Umfang der weiteren Daten hängt dabei u.a. auch davon ab, welche Angaben zu Daten die Nutzer/Innen vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting vornehmen.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Die zur Durchführung der Online-Meetings mittels der Videokonferenz-Software des Anbieters Zoom erforderlichen Benutzerkonten verbleiben grundsätzlich bis zur Löschung des allgemeinen Personendatensatzes der Verwaltung im System und werden erst danach gelöscht.

Die virtuellen Kursräume, in denen u.a. die Online-Meetings des Videokonferenz-Software Anbieters Zoom, etc. bereitgestellt werden, werden grundsätzlich spätestens nach fünf Jahren nach Abschluss des Kurses gelöscht.

Sind die Nutzer/Innen bei Zoom als Benutzer registriert, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren, etc.) bei Zoom für einen in den Datenschutzrichtlinien von Zoom definierten Aufbewahrungszeitraum gespeichert werden. Auf deren Datenverarbeitungsvorgänge haben wir keinen Einfluss.

Weiterführende Informationen zu den Datenverarbeitungsvorgängen, zum Aufbewahrungszeitraum und der Löschung von Daten seitens Zoom finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter www.zoom.com/de/trust/privacy/privacy-statement.

Zu den personenbezogenen Daten gehören u.a.:

Angaben zum/zur Nutzer/In

• Vor- und Nachname
• Telefon
• E-Mail-Adresse
• Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird)
• Profilbild
• Abteilung

Verbindungsdaten

• Thema
• Beschreibung
• IP-Adressen
• Geräte-/Hardware-Informationen
• Sitzungsdauer (Datum und Uhrzeit)

Bei Einwahl mit dem Telefon

Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten

Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen sowie die Bildschirmfreigaben zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben, geteilte Dateien oder Links, etc. verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen ausschalten bzw. stummstellen.

Eine Aufzeichnung des Online-Meetings in Form von Audio-, Video-, oder Bildaufnahmen erfolgt nicht.

d) Linksetzung bzw. Einbindung externer Webangebote

Durch die Linksetzung bzw. das Einbinden der externen Webangebote auf der Moodle Lernplattform kann eine Übertragung von Daten der Nutzer/Innen an externe Webangebote erfolgen. Gemäß der Nutzungsbedingungen ist für die Umsetzung und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben jeweils der/die linksetzende bzw. einbettende Nutzer/In verantwortlich und nicht das STI-Hagen (sei es durch die Studienleitung des STI-Hagen, oder seine (Verwaltungs-)Mitarbeiter/Innen, etc.) verantwortlich.

Wird bei der Setzung von Verlinkungen bzw. dem Einbetten zu externen Webangeboten auf Videos von YouTube verwiesen, stellt dies einen Dienst der YouTube, LLC dar, die eine Tochtergesellschaft von Google LLC ist und ihren Sitz in den USA hat. YouTube setzt Cookies ein, um Informationen über die Besucher seiner Online-Inhalte zu erfassen. Diese Daten werden u.a. genutzt, um Videostatistiken zu erstellen und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Sind sie als Nutzer/Innen bei YouTube registriert, dann können die gespeicherten Informationen auch ihrem YouTube-Account zugeordnet werden. Wenn Sie das Video abspielen, kann dies zu weiteren Datenverarbeitungen führen. Ferner kann eine Verbindung zum GoogleDoubleClick Netzwerk hergestellt werden. Auf die Datenverarbeitungsvorgänge haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen zum Datenschutz seitens YouTube finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter www.youtube.com/t/privacy_at_youtube.

e) Cookies

Unsere Webangebote verwenden Cookies, um die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität zu gewährleisten. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie können in den Einstellungen Ihres Browsers festlegen, ob und in welcher Form Cookies gespeichert werden. Beachten Sie bitte, dass bei Deaktivierung von Cookies Funktionseinschränkungen auftreten können.

6. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt insbesondere sofern die Nutzer/Innen Inhalte teilen, da auf alle von den Nutzer/Innen geteilten Inhalte die Nutzer/Innen Zugriff haben, mit denen sie geteilt werden.

Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe der personenbezogenen Daten:

Office 365
Zum Zwecke der Registrierung bzw. Anmeldung und Account-Erstellung sowie dem Bereitstellen der Office 365-Produkte, wie z.B. Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, etc., nutzen wir Office 365, einen Dienst der Microsoft Corporation, die ihren Sitz in den USA hat. Der Anbieter hat Zugriff auf die bei der Nutzung von Office 365 anfallenden Daten, soweit dies erforderlich ist. Auf die Datenverarbeitungsvorgänge von Microsoft haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen zum Datenschutz seitens Microsoft finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement.

Zoom
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings erhoben und verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind.
Die Nutzer/Innen, der mittels der Videokonferenz-Software Zoom durchgeführten Online-Meetings, haben Zugriff auf die während des Online-Meeting verarbeiteten personenbezogenen Daten, wie beispielsweise der Name, gesprochene Inhalte, Bildschirmfreigaben, oder die im Verlauf der Sitzung versendeten Texte, Dateien oder Links.
Darüber hinaus ist bei der Durchführung der Online-Meetings, mittels der Videokonferenz-Software des Anbieters Zoom, dieser der Empfänger der personenbezogenen Daten, der notwendigerweise Kenntnis von den o.g. personenbezogenen Daten erhält.
Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Auf deren Datenverarbeitungsvorgänge haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen zum Datenschutz seitens Zoom finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter www.zoom.com/de/trust/privacy/privacy-statement.

SkySystems IT GmbH
Die Moodle Lernplattform sowie die Office 365-Microsoftumgebung werden seitens unseres IT-Dienstleisters, der SkySystems IT GmbH mit Sitz in Iserlohn, administriert und gehostet.

Linksetzung bzw. Einbindung externer Webangebote
Durch die Linksetzung bzw. das Einbinden der externen Webangebote auf der Moodle Lernplattform kann eine Übertragung von Daten der Nutzer/Innen an externe Webangebote erfolgen. Gemäß der Nutzungsbedingungen ist für die Umsetzung und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben jeweils der/die linksetzende bzw. einbettende Nutzer/In verantwortlich und nicht das STI-Hagen (sei es durch die Studienleitung des STI-Hagen, oder seine (Verwaltungs-)Mitarbeiter/Innen, etc.) verantwortlich.

Wird bei der Setzung von Verlinkungen bzw. dem Einbetten externer Webangebote auf Videos von YouTube verwiesen, stellt dies einen Dienst der YouTube, LLC dar, die eine Tochtergesellschaft von Google LLC ist und ihren Sitz in den USA hat. YouTube setzt Cookies ein, um Informationen über die Besucher seiner Online-Inhalte zu erfassen. Diese Daten werden u.a. genutzt, um Videostatistiken zu erstellen und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Sind sie als Nutzer/Innen bei YouTube registriert, dann können die gespeicherten Informationen auch ihrem YouTube-Account zugeordnet werden. Wenn Sie das Video abspielen, kann dies zu weiteren Datenverarbeitungen führen. Ferner kann eine Verbindung zum GoogleDoubleClick Netzwerk hergestellt werden. Auf die Datenverarbeitungsvorgänge haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen zum Datenschutz seitens YouTube finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter www.youtube.com/t/privacy_at_youtube.

Gesetzliche Verpflichtung
Ferner kann die Übermittlung der personenbezogenen Daten aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung geschehen. Dies gilt z.B. auch für US-Ermittlungsbehörden nach US-amerikanischem Recht.

7. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Microsoft-Office 365 und Zoom sind Dienste, die von einem Anbieter aus den USA erbracht werden. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Ferner sind die Anbieter von Microsoft und Zoom nach dem sog. EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.

Wird bei der Setzung von Verlinkungen bzw. dem Einbetten externer Webangebote auf Videos von YouTube verwiesen, stellt dies einen Dienst der YouTube, LLC dar, die eine Tochtergesellschaft von Google LLC ist und ihren Sitz in den USA hat. Dies kann auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union bedeuten. Auf die Datenverarbeitungsvorgänge haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen zum Datenschutz seitens YouTube finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter www.youtube.com/t/privacy_at_youtube.

Im Zuge des US-amerikanischen Rechts, insbesondere des CLOUD-Acts, haben US-Ermittlungsbehörden die Möglichkeit, von Internetunternehmen und IT-Dienstleistern, wie beispielsweise Microsoft und Zoom, die Herausgabe personenbezogener Daten zu verlangen. Dies gilt auch dann, wenn die personenbezogenen Daten nicht auf Servern in den USA, sondern beispielsweise in dem EWR (Europäischen Wirtschaftsraum), gespeichert sind.

8. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Ihnen durch die DSGVO zustehenden Rechte in Anspruch zu nehmen, sofern diese auf die Verarbeitung Ihrer Daten zutreffen. Dazu gehören:

• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• das Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• das Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• sowie das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

9. Kontakt zur Datenschutzbeauftragten

Bei Fragen oder zur Ausübung der ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

Zweckverband Südwestfälisches Studieninstitut für kommunale Verwaltung und Verwaltungsakademie für Westfalen in Hagen
Datenschutzbeauftragte: Dhurata Morina
Roggenkamp 12
58093 Hagen
Deutschland
Tel.: 02331-9518-50
E-Mail: info@sti-hagen.de
Website: www.stihagen.de

10. Änderungsvorbehalt

Das STI-Hagen behält sich das Recht vor die Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern oder zu erweitern, um sie an neue gesetzliche Vorgaben oder Änderungen unserer Dienstleistungen anzupassen. Die jeweils gültige Fassung wird auf unserer Moodle Lernplattform veröffentlicht und tritt mit ihrer Veröffentlichung in Kraft.

Wir empfehlen den Nutzern/Innen, die Datenschutzerklärung jederzeit zu überprüfen, um über die aktuellen Bestimmungen informiert zu bleiben.

11. Salvatorische Klausel

Diese Datenschutzerklärung ist als Teil unseres Webangebots zu betrachten. Sollten einzelne Formulierungen dieser Datenschutzerklärung der geltenden Rechtslage nicht, nicht mehr oder nicht vollständig entsprechen, bleiben die übrigen Bestimmungen dieses Dokumentes in ihrem Inhalt und ihrer Gültigkeit davon unberührt.